- 你可以將義工機會設定為內部紀錄,以方便機構作內部參考
- 內部紀錄並不需填寫詳細活動資料或作出招募,亦可以手動新增參加者資料
- 你可以於同一個內部紀錄中上載多於一個時段/多日的義工時數
- 此功能為升級帳戶功能
建立內部紀錄
- 點擊
義工機會
- 點擊
進行中
- 點選
+新增義工機會
- 在基本資料頁面填寫義工機會標題
- 剔選
內部紀錄
- 點選
確認
💡 這個義工機會僅供內部紀錄,所有資料不會對外公開招募
- 點選服務開始和結束日期
- 再點擊
發怖
以建立內部義工機會
💡 請確認義工機會在你選擇的日期範圍內舉行,超出該日期範圍的數據將不會上傳至系統
下載範本
內部義工機會發怖後,你可以將義工的服務時數以文件方式上傳至系統
- 點擊
義工機會
- 點擊
義工時數
- 點擊在右上角的
匯入
- 點選
下載範本
- 一個CSV範本將下載至你的電腦
編輯範本
你可以在CSV範本上輸入一個或多個義工服務時數,再匯入在系統內。因為Microsoft Excel 版本眾多,不同版本步驟不一,請根據你的版本查閱相關步驟。你的版本不能支援CSV UTF-8 (.csv) 匯入,亦可以以Google Sheet 編輯範本。
方法一:以Excel (CSV) 編輯範本
Office 365 版本
- 在 Excel 打開一個空白試算表
- 在最上面的選列上選擇
資料
,在選單中點擊取得資料
,在選單中點擊從文字/CSV
- 在匯出對話方塊中,選擇
CSV檔案
, 然後按匯出
- 在選擇檔案對話方塊中,選擇已下載的 CSV 範本,然後按
取得資料
- 在文字輸入精靈對話方塊中,點擊第一行
分隔符號
- 然後在
屬性
選擇Unicode UTF-8
- 選擇分隔符號為
逗號
,然後點擊完成 - 點擊
確定
將 CSV 導入 Excel
Excel 2016-2021 版本
- 在 Excel 打開一個空白試算表
- 在最上面的選列上選擇
檔案
,在選單中點擊匯入
- 在匯出對話方塊中,選擇
CSV檔案
, 然後按匯出
- 在選擇檔案對話方塊中,選擇已下載的 CSV 範本,然後按
取得資料
- 在文字輸入精靈對話方塊中,點擊第一行
分隔符號
- 然後在
屬性
選擇Unicode UTF-8
- 選擇分隔符號為
逗號
,然後點擊完成 - 點擊
確定
將 CSV 導入 Excel
方法二:以Google Sheet 編輯範本
- 於這裡下載CSV 範本
- 進入Google Sheet
- 登入你的Google 帳戶
- 點擊右下角的“➕”開啟新的試算表
- 在最上面的選列上選擇
檔案
,在選單中點擊匯入
- 在匯入檔案對話方塊中,在最上面的選列上
上載
,選擇已下載的 CSV 範本,然後按開啟
,再按匯入資料
輸入服務紀錄資料
- 會員或義工編號一欄非必須填寫
- 輸入用戶名稱(中文名稱 或 英文名稱+英文姓氏其中之一)
- 輸入一個聯繫方式(電子郵件 或 電話號碼其中之一)
- 輸入用戶的服務日期和時間(必須按照範本格式輸入)
💡 請確保日期範圍的標點符號為 YYYY-MM-DD(用連字符 (-) 而不是斜杠 (/) 分隔)
- 如果用戶是第一次申請該服務,你可以:
-
- 先在系統中創建聯絡人記錄(請查看此文章)
- 先將新聯絡人的一項服務記錄上傳到系統,然後第二次才將剩餘的記錄上傳到系統。
- 如系統中已上傳同一用戶之相同服務記錄,將不受新加載數據的影響。
- 你可以在相同的文件加入其他服務記錄,再上傳到系統中,以便於操作。
- 如輸入有誤,系統將以紅字提示,並無法成功上載檔案
另存CSV檔案
方法一:以Excel (CSV) 編輯範本
- 在最上面的選列上選擇
檔案
,在選單中點擊另存新檔
- 在檔案類型中,選擇
CSV UTF-8 (.csv)
方法二:以Google Sheet 編輯範本
- 在最上面的選列上選擇
檔案
,在選單中點擊下載
- 選擇
逗號分隔值 (.csv)
上傳服務時數
- 上傳服務紀錄
- 完成Excel範本後
- 返回
義工時數
頁面 - 點選
匯入出席記錄
,雙擊空白處以選擇 Excel 範本,按下一步
- 在新聯絡人一欄中檢查所匯入的聯絡人的資料
- 如顯示
否
,表示系統成功辨認該聯絡人,義工時數會自動計算入該義工的時數 - 如顯示
是
,表示系統成功不能辨認該聯絡人- 若該義工為新義工則可以前往下一步
- 若你確定該義工已經存在在聯絡資料中,請在該義工名字一欄中點選「⋮」,選擇
搜尋
然後以姓名 或 電郵 或 手提電話在系統搜尋聯絡資料。找到正確聯絡人後,點選「✓」,然後按選擇
6. 點擊左方方格以點選所有出席者
7. 或點擊個別出席者的左方方格
8. 點擊匯入
,如果上傳成功,系統會自動合併服務時間,並顯示在出席名單中
教學影片
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