如何管理義工機會申請

💡 此章節將介紹如何查閱、編輯及新增義工機會的報名申請

1. 查閱報名申請
2. 查看及編輯申請表格
3. 更新申請表狀態 （申請狀態類別）
4. 批量處理申請
5. 新增申請表備註
6. 手動新增申請
7. 匯出義工機會申請表
8. 什麼是候補名額？
9. 服務期間仍然可以報名嗎？
10. 教學影片

查閱報名申請

• 如欲查閱義工機會的報名名單，你可以：

1. 點擊義工機會
2. 點選進行中
3. 欄目最右方按 「 ⋮ 」
4. 點選管理申請

查看及編輯義工申請

• 如欲查閱及修改個別義工的報名表，你可以：

1. 於申請者最右方點擊「 ⋮ 」
2. 選擇查看更多

• 你可以查看申請表的申請時段、附加問題、聯絡詳情及聲明
• 你亦可以點擊編輯修改申請表

• 你亦可以點擊記錄查看申請人「整體表現」、「經驗」及「申請」

更新申請表狀態

• 如欲處理申請表，你可以：

1. 於所選申請者最右方點擊「 ⋮ 」
2. 點選更新狀態
3. 點選合適的狀態
4. 按確認

申請狀態

1. 待處理：所有新的報名申請將顯示為「待處理」
2. 已接受：如你確認有關報名申請，可點選此項
3. 已預留：如你將預留有關名額給申請人，可點選此項
4. 已拒絕：如你拒絕有關報名申請，可點選此項，你需要選擇／輸入拒絕原因
5. 已取消：如活動取消 或 申請人通知取消報名，可點選此項，你需要選擇／輸入取消原因

• 當你確認有關操作後，更新通知將會自動發送至申請人的電郵

批量處理申請

1. 你可以在管理申請頁面中，

• 剔選在申請人資料左邊的方格，選取所有申請人

或

• 剔選多個申請人方格，選取多個申請人

2. 點選更新狀態

3. 點選合適的狀態

4. 按確認

新增申請備註

你可以為申請新增僅作內部使用的備註

1. 於申請者最右方點擊「 ⋮ 」點選新增備註
2. 輸入備註內容
3. 點擊保存

手動新增申請

掃描

1. 點擊右上方+新增申請
2. 點選掃描
3. 申請者需打開社職應用程式內的二維碼以作掃描
4. 完成後，將自動新增資料至義工機會的報名申請

新聯絡人

• 若申請者未能準備二維碼，你可以透過填寫以下表格為其新增申請

• 完成後，謹記點擊新增

現有聯絡人

• 你亦可以可以透過以下方式搜尋現有的聯絡人

1. 點擊右上角+新增申請
2. 點選現有聯絡人
3. 以申請者姓名、電郵或手提電話搜尋
4. 輸入關鍵字進行更準確的搜尋
5. 點擊搜尋

匯出義工機會申請表

💡 此功能為付費訂閱機構專屬功能，如有需要請聯絡 [e-mail] 以了解更多

1. 於「管理申請」頁面，點擊「匯出」
2. 於「匯出申請紀錄」點擊匯出
   

3. 義工機會申請紀錄將以CSV格式檔案被匯出，有關如何開啟CSV檔案，可參考教學文章

4. 檔案內容包括：

   中文姓名｜英文姓名｜英文姓氏｜手提電話｜電郵｜備註｜提交時間｜更新日期｜附加問題（如有）｜申請狀態

什麼是候補名額？

💡若有參加者退出義工服務，職員可確認候補名額之輪候人避免浪費名額若義工服務設定為手動確認申請，當報名人數（包括任何申請狀態）達致名額限制時，服務將顯示為「候補名額」。

• 當報名人數超過名額時，平台將顯示為候補，參加者可以繼續報名
• 當已確認人數（申請狀態為已確認）等於或超過名額時，義工機會將顯示為「已滿額」，無法接受報名。

服務期間仍然可以報名嗎？

如果義工機會的報名截止日期與服務完成時間相同，則在服務期間仍然可以報名。

教學影片