如何建立活動的內部紀錄

💡 此功能為升級帳戶功能

• 你可以將活動設定為內部紀錄，以方便機構作內部參考
• 內部紀錄並不需填寫詳細活動資料或作出招募，亦可以手動新增參加者資料
• 你可以於同一個內部紀錄中上載多於一個時段／多日的出席紀錄
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1. 建立內部紀錄
2. 下載範本
3. 編輯範本
   • 方法一：以Excel (CSV) 編輯範本
   • 方法二：以Google Sheet 編輯範本
4. 另存CSV檔案
5. 上傳服務紀錄
6. 教學影片

建立內部紀錄

1. 點擊活動
2. 點擊進行中
3. 點選＋新增活動
4. 在基本資料頁面填寫義工機會標題
5. 剔選內部紀錄
6. 點選確認

💡 這個活動僅供內部紀錄，所有資料不會對外公開招募

1. 點選服務開始和結束日期
2. 再點擊發佈以建立內部義工機會

💡 請確認活動在你選擇的日期範圍內舉行，超出該日期範圍的數據將不會上傳至系統

下載範本

• 活動發佈後，你可以將義工的服務時數以文件方式上傳至系統

1. 點擊活動
2. 點擊出席紀錄
3. 如欲編輯欄目，點擊最右方「 ⋮ 」
4. 點選查看詳情

進入「所有時段」版面後

1. 點擊在右上角的匯入

2. 點選下載範本

3. 一個CSV範本將下載至你的電腦

編輯範本

你可以在CSV範本上輸入一個或多個義工的服務時數，再匯入在系統內。因為Microsoft Excel 版本眾多，不同版本步驟不一，請根據電腦版本查閱相關步驟。若你的版本不能支援CSV UTF-8 (.csv) 匯入，亦可以以Google Sheet 編輯範本。

方法一：以Excel (CSV) 編輯範本

方法二：以Google Sheet 編輯範本

方法一：以Excel (CSV) 編輯範本

Office 365 版本

Excel 2016-2021 版本

Office 365 版本

1. 在 Excel 打開一個空白試算表
2. 在最上面的選列上選擇資料，在選單中點擊取得資料，在選單中點擊從文字/CSV
3. 在匯出對話方塊中，選擇CSV檔案， 然後按 匯出
4. 在選擇檔案對話方塊中，選擇已下載的 CSV 範本，然後按取得資料
5. 在文字輸入精靈對話方塊中，點擊第一行分隔符號
6. 然後在屬性選擇Unicode UTF-8
7. 選擇分隔符號為逗號，然後點擊完成
8. 點擊確定將 CSV 導入 Excel

Excel 2016-2021 版本

1. 在 Excel 打開一個空白試算表
2. 在最上面的選列上選擇檔案，在選單中點擊匯入
3. 在匯出對話方塊中，選擇CSV檔案， 然後按 匯出
4. 在選擇檔案對話方塊中，選擇已下載的 CSV 範本，然後按取得資料
5. 在文字輸入精靈對話方塊中，點擊第一行分隔符號
6. 然後在屬性選擇Unicode UTF-8
7. 選擇分隔符號為逗號，然後點擊完成
8. 點擊確定將 CSV 導入 Excel

方法二：以Google Sheet 編輯範本

1. 於這裡下載CSV 範本
2. 進入Google Sheet 
3. 登入你的Google 帳戶
4. 點擊右下角的“➕”開啟新的試算表
5. 在上面的選列上選擇檔案，在選單中點擊匯入
6. 在匯入檔案對話方塊中，在最上面的選列上上載，選擇已下載的 CSV 範本，然後按開啟，再按匯入資料

輸入服務紀錄資料

1. 會員或義工編號一欄非必須填寫
2. 輸入用戶名稱（中文名稱或英文名稱+英文姓氏其中之一）
3. 輸入一個聯繫方式（電子郵件或電話號碼其中之一）
4. 輸入用戶的報到日期和時間（必須按照範本格式輸入）
   

    💡 請確保日期範圍的標點符號為 YYYY-MM-DD（用連字符 (-) 而不是斜杠 (/) 分隔）

5. 如果用戶是第一次申請該服務，你可以：

• • 先在系統中創建聯絡人記錄（請查看此文章）
  • 先將新聯絡人的一項服務記錄上傳到系統，然後第二次才將剩餘的記錄上傳到系統。
    • 如系統中已上傳同一用戶之相同服務記錄，將不受新加載數據的影響。
    • 你可以在相同的文件加入其他服務記錄，再上傳到系統中，以便於操作。

• 如輸入有誤，系統將以紅字提示，並無法成功上載檔案

另存CSV檔案

方法一：以Excel (CSV) 編輯範本

1. 在最上面的選列上選擇檔案，在選單中點擊另存新檔
2. 在檔案類型中，選擇CSV UTF-8 (.csv)

方法二：以Google Sheet 編輯範本

1. 在最上面的選列上選擇檔案，在選單中點擊下載
2. 選擇逗號分隔值 (.csv)

上傳服務時數

1. 上傳服務紀錄
2. 完成Excel範本後
3. 返回出席紀錄頁面
4. 點選匯入出席記錄，雙擊空白處以選擇 Excel 範本，按下一步
5. 在新聯絡人一欄中檢查所匯入的聯絡人的資料

• 如顯示否，表示系統成功辨認該聯絡人，義工時數會自動計算入該義工的時數
• 如顯示是，表示系統成功不能辨認該聯絡人
  • 若該義工為新義工則可以前往下一步
  • 若你確定該義工已經存在在聯絡資料中，請在該義工名字一欄中點選「⋮」，選擇搜尋然後以姓名或電郵或手提電話在系統搜尋聯絡資料。找到正確聯絡人後，點選「✓」，然後按選擇

6. 點擊左方方格以點選所有出席者

7. 或點擊個別出席者的左方方格

8. 點擊匯入，如果上傳成功，系統會自動合併服務時間，並顯示在出席名單中

以上未能解決你的疑難？不用擔心！歡迎電郵我們[e-mail]

 

教學影片